Privacyverklaring

1. Algemeen

Hudle B.V. (in oprichting), hierna „Hudle”, ontwikkelt en exploiteert Hudle, een software-as-a-serviceplatform (SaaS) voor staffing compliance, talentmanagement, dynamisch cv-beheer, capaciteitsplanning en aanverwante diensten. Hudle verwerkt persoonsgegevens rechtmatig en zorgvuldig en beschermt die gegevens tegen ongeautoriseerd of onrechtmatig gebruik. Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens Hudle verwerkt, voor welke doeleinden, hoe gegevens kunnen worden gedeeld en beveiligd, en welke rechten personen hebben op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, „AVG”).

Hudle B.V. (in oprichting). Correspondentieadres: Johan Huizingalaan 763A, 1066 VH Amsterdam (B. Amsterdam, B.1). E-mail: privacy@hudle.nl. Website: www.hudle.nl.

2. Rollen en verantwoordelijkheden

Hudle kan optreden als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker, afhankelijk van het doel en de context van een bepaalde verwerking.

2.1 Hudle als verwerkingsverantwoordelijke

Hudle stelt de doeleinden en middelen vast voor verwerkingen die verband houden met haar eigen zakelijke relaties met klanten, prospects en leveranciers; administratie en facturatie; bepaalde activiteiten voor account- en toegangsbeheer; informatiebeveiliging en fraudepreventie; support en communicatie; de werking van de website; en de naleving van wettelijke verplichtingen.

2.2 Hudle als verwerker

Wanneer een klant het platform gebruikt om persoonsgegevens van zijn medewerkers, professionals, kandidaten, opdrachtgevers of andere personen te verwerken voor de doeleinden van die klant, is de klant in de regel de verwerkingsverantwoordelijke en is Hudle de verwerker. Hudle handelt volgens de gedocumenteerde instructies van de klant, tenzij de wet anders vereist. Een afzonderlijke verwerkersovereenkomst regelt deze wederzijdse verplichtingen.

3. Gescheiden klantomgevingen

Het architectuurprincipe van Hudle is een afzonderlijke logische tenant per klant. Klantspecifieke gegevens worden verwerkt in de toepasselijke klantomgeving, met rolgebaseerde autorisatie zodat toegang beperkt blijft tot toegestane gebruikers en functies. Dit kan kandidaatprofielen en cv’s omvatten, vaardigheden, opleiding en werkervaring, beschikbaarheid en opdrachten, vacatures en matching, shortlists, presentaties aan opdrachtgevers, personeelsplanning, berichten, certificaten en VOG-gerelateerde compliance-informatie, en activiteiten- of auditgegevens.

Hudle gebruikt de gegevens van de ene klant niet om diensten aan een andere klant te leveren, tenzij er een zelfstandige rechtmatige grondslag is of de klant Hudle uitdrukkelijk daartoe instrueert. Onderliggende infrastructuur en algemene platformcomponenten kunnen worden gedeeld, mits passende waarborgen de scheiding in stand houden.

4. Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van de gebruikte functies en de informatie die de klant verstrekt, kan Hudle het volgende verwerken:

4.1 Identificatie- en contactgegevens

Namen, e-mailadressen, telefoonnummers, werkgever of organisatie, functietitels, gebruikersaccounts, en authenticatie- en autorisatiegegevens.

4.2 Beroepsgegevens

Cv’s, arbeidsverleden, opleiding, vaardigheden, certificeringen, taalvaardigheid, projecten, professionele voorkeuren en beschikbaarheid.

4.3 Gegevens over inzet en planning

Huidige en verwachte opdrachten, allocatie, beschikbaarheid, capaciteit, aanbiedingen aan opdrachtgevers, feedback, gesprekken en plaatsingen.

4.4 Compliance- en certificaatinformatie

Indien ingeschakeld: metadata van de VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag), afgiftedata, geldigheid en verificatiestatus, gerelateerde documenten, controles en auditinformatie. OCR kan worden gebruikt om relevante informatie uit documenten te halen. Hudle streeft ernaar persoonsgegevens te beperken tot wat redelijkerwijs noodzakelijk is.

5. Doeleinden en grondslagen

Wanneer Hudle verwerkingsverantwoordelijke is, berust de verwerking naar gelang van het geval op de uitvoering van een overeenkomst, de naleving van een wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen, of toestemming wanneer toestemming de passende grondslag is. Doeleinden zijn onder meer het beschikbaar stellen van het platform, het beheren van toegang, het uitvoeren van overeenkomsten en facturatie, klantondersteuning, beveiliging, het voorkomen van misbruik, naleving van de wet en het verbeteren van diensten.

Wanneer Hudle verwerker is, is de klant verantwoordelijk voor het vaststellen van het doel en de rechtmatige grondslag en voor het verstrekken van de relevante privacy-informatie aan personen.

6. Hudle IQ en kunstmatige intelligentie

Hudle IQ kan vacatureanalyse ondersteunen, het matchen en rangschikken van profielen, toelichtingen bij matches, het signaleren van vaardigheidstekorten, het bewerken en vertalen van cv’s, prognoses, analyse van de inzet en vragen over informatie binnen de tenant van een klant. Wanneer tenantgegevens worden verwerkt, is de AI-functionaliteit bedoeld om te werken binnen de autorisatiecontext van die tenant en om persoonsgegevens van de ene klant niet aan een andere klant bloot te stellen.

AI-uitvoer, scores en aanbevelingen zijn uitsluitend hulpmiddelen voor besluitvorming. Zij vormen op zichzelf geen besluit om een persoon te selecteren, af te wijzen, aan te nemen, te plaatsen of de inzet te beëindigen. Menselijke gebruikers of klanten blijven verantwoordelijk voor de uiteindelijke beslissingen.

Of persoonsgegevens die aan AI-diensten worden verstrekt worden gebruikt om algemene modellen te trainen, hangt af van de feitelijke technische inrichting en de overeenkomsten met de betreffende aanbieders. Dit punt moet worden geverifieerd voordat een onvoorwaardelijke publieke uitspraak wordt gedaan.

7. Verstrekking aan opdrachtgevers via Hudle Link

Hudle Link stelt klanten in staat geselecteerde informatie over kandidaten of professionals te delen met hun opdrachtgevers. De klant bepaalt welke informatie wordt gedeeld, met wie en voor hoe lang. Afhankelijk van de configuratie kunnen functies tijdelijke toegang, toegangsbeperkingen, sms-verificatie, geanonimiseerde profielen en activiteitenlogging omvatten. Dergelijk delen gebeurt op instructie en onder verantwoordelijkheid van de klant.

8. Ontvangers en subverwerkers

Hudle verkoopt geen persoonsgegevens. Om haar diensten te leveren kan Hudle aanbieders inschakelen van cloudinfrastructuur, AI-verwerking, OCR, e-mail en meldingen, sms, monitoring en logging, beveiliging, support en technisch beheer. Wanneer een partij subverwerker is, zijn passende contractuele afspraken vereist op grond van de AVG. Een actuele lijst van relevante subverwerkers kan bij Hudle worden opgevraagd.

9. Internationale doorgiften

Hudle streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven of van buiten de EER worden ingezien, beoordeelt Hudle de rechtmatigheid van die doorgifte en treft zij toepasselijke waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of een ander erkend mechanisme op grond van de AVG.

10. Bewaartermijnen en verwijdering

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij bewaring wettelijk verplicht of anderszins gerechtvaardigd is. Klanten bepalen in de regel de bewaartermijnen voor gegevens die namens hen binnen de overeengekomen mogelijkheden van het platform worden verwerkt. Na beëindiging worden klantgegevens beschikbaar gesteld voor overdracht en/of verwijderd overeenkomstig de SaaS-overeenkomst en de verwerkersovereenkomst. Back-ups worden verwijderd volgens de back-up- en bewaarcycli. Sommige gegevens kunnen worden bewaard voor zover dat nodig is voor naleving van de wet, platformbeveiliging of rechtsvorderingen.

11. Beveiliging van persoonsgegevens

Hudle treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Afhankelijk van de context kunnen die omvatten: scheiding van tenants; identiteits- en toegangsbeheer; rolgebaseerde rechten en minimale rechten (least privilege); authenticatie; versleuteling tijdens verzending en beveiligde opslag; logging en monitoring; API-bescherming; patching en kwetsbaarheidsbeheer; veilige ontwikkeling; back-ups en herstel; controles op beheerderstoegang; en periodieke beoordeling.

Medewerkers van Hudle of dienstverleners mogen klantgegevens alleen inzien voor zover dat is geautoriseerd en noodzakelijk is voor beheer, support, beveiliging of servicemanagement. Hudle publiceert geen gevoelige technische details die haar beveiliging zouden kunnen verzwakken.

12. Logbestanden en auditgegevens

Hudle kan activiteiten loggen voor informatiebeveiliging, onderzoek van incidenten, administratie en support, probleemoplossing, fraudepreventie en controleerbaarheid. Logbestanden zijn alleen toegankelijk voor bevoegde personen en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het betreffende doel.

13. Cookies en vergelijkbare technieken

De websites en de applicatie van Hudle kunnen cookies en vergelijkbare technieken gebruiken. Strikt noodzakelijke technieken ondersteunen authenticatie, sessies, beveiliging en de kernfunctionaliteit van de applicatie. Wanneer de wet toestemming vereist voor niet-essentiële technieken, worden die technieken alleen gebruikt na geldige toestemming. Zie de afzonderlijke cookieverklaring van Hudle.

14. Rechten van betrokkenen

Onder de voorwaarden van de AVG kunnen personen verzoeken om inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar; toestemming intrekken; en toepasselijke rechten uitoefenen met betrekking tot uitsluitend geautomatiseerde besluiten. Voor verwerkingen waarbij Hudle verwerkingsverantwoordelijke is: neem contact op via privacy@hudle.nl. Voor gegevens die Hudle namens een klant verwerkt, moeten verzoeken in de regel aan die klant worden gericht. Hudle ondersteunt haar klanten bij het afhandelen van dergelijke verzoeken overeenkomstig de verwerkersovereenkomst. Een redelijke verificatie van de identiteit kan worden verlangd.

15. Klachten

Vragen en klachten over privacy kunnen worden gestuurd naar privacy@hudle.nl. Als Hudle de gegevens alleen namens een klant verwerkt, is die klant in de regel het eerste aanspreekpunt. Personen hebben ook het recht een klacht in te dienen bij hun bevoegde toezichthoudende autoriteit; in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Minderjarigen

Hudle is bedoeld voor professioneel en zakelijk gebruik en richt zich niet specifiek op minderjarigen. Als een klant persoonsgegevens van een minderjarige met Hudle verwerkt, is de klant verantwoordelijk voor de rechtmatige grondslag en eventuele aanvullende vereiste waarborgen.

17. Wijzigingen

Hudle kan deze privacyverklaring wijzigen na veranderingen in haar diensten, technische architectuur, bedrijfsvoering of het toepasselijke recht. De meest recente versie wordt beschikbaar gesteld via de website van Hudle. Wezenlijke wijzigingen kunnen ook aan klanten of gebruikers worden gemeld.

18. Contactgegevens

Hudle B.V. (in oprichting)
Correspondentieadres: Johan Huizingalaan 763A, 1066 VH Amsterdam (B. Amsterdam, B.1)
E-mail: privacy@hudle.nl
Website: www.hudle.nl

Wervingsworkflow en het delen van gegevens

Hudle brengt werving, talentpools, beschikbaarheid van professionals, inzetstatus, cv-beheer, vacaturematching, het maken van shortlists en het aanbieden van kandidaten samen in een verbonden workflow die een bestaand applicant tracking system (ATS) kan aanvullen. Feedback van opdrachtgevers en de geschiedenis van aanbiedingen kunnen in de tenant van de klant worden vastgelegd ter ondersteuning van opvolging en transparantie. De klant blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van het verzamelen, delen en bewaren van kandidaatinformatie, waaronder cv’s en communicatie.

Websiteanalyse

De huidige websiteconfiguratie gebruikt Google Tag Manager (GTM-TDDMFK45) en Google Analytics 4 (meet-ID G-TYD7SXZ0ZJ), waarbij de standaard voor toestemming op geweigerd staat. Volgens de ingestelde uitsluitingen voor paginaweergaven zijn de testomgeving test.hudle.nl en de routes /dashboard en /internal uitgesloten van de standaardmeting van paginaweergaven. Dit zijn configuratiedetails, geen garantie dat er geen technische verzoeken plaatsvinden. De feitelijke productie, toestemming en doorgiften van gegevens moeten worden geverifieerd.